Zakres tematyczny składanych wniosków powinien mieścić się w takich obszarach jak: muzyka i sztuki sceniczne, dziedzictwo kulturowe, sztuki plastyczne i wizualne, literatura i archiwa.
Wnioski mogą składać: jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, publiczne instytucje kultury, publiczne szkoły i uczelnie artystyczne, archiwa państwowe, organizacje pozarządowe ze sfery kultury oraz artyści, twórcy, animatorzy. 
Warunkiem koniecznym do ubiegania się o dofinansowanie jest posiadanie co najmniej jednego partnera pochodzącego z państw – darczyńców, czyli Norwegii, Liechtensteinu, Islandii, potwierdzone listem intencyjnym lub umową partnerską. Dokument ten stanowi jeden z załączników do wniosku aplikacyjnego. 

Współudział beneficjenta to minimum 10% kosztów kwalifikowalnych projektu. Minimalna wartość grantu to równowartość 10 000 euro, natomiast maksymalna kwota przyznanej dotacji odpowiada równowartości 250 000 euro.

Aby ubiegać się o dotację należy zarejestrować wniosek aplikacyjny na stronie www.fwk.mkidn.gov.pl oraz przesłać go do bazy danych. Następnie dostarczyć drogą pocztową, kurierem lub osobiście: 2 komplety dokumentów w wersji papierowej (wniosek + załączniki) oraz 2 płyty CD z zapisem kompletu zeskanowanych dokumentów na adres:
    Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
    Departament Funduszy Europejskich
    ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
    00 – 071 Warszawa
    z dopiskiem Fundusz Wymiany Kulturalnej – V nabór.

Nabór wniosków (rejestracja oraz dostarczenie kompletu dokumentów do Operatora Funduszu) potrwa do 30 kwietnia 2010 r., do godz. 15:00.
W przypadku nadesłania kompletu dokumentów pocztą decyduje data wpłynięcia, a nie data stempla pocztowego.

Szczegółowe informacje nt. Funduszu Wymiany Kulturalnej, w tym wniosek aplikacyjny oraz lista załączników dostępne na stronie www.fwk.mkidn.gov.pl.