Celem konkursu jest popularyzacja kolęd i pastorałek, kontynuowanie tradycji Bożego Narodzenia związanych ze wspólnym śpiewaniem kolęd i pastorałek, zachęcenie wykonawców do poszukiwań staropolskich, zapomnianych utworów w dawnych śpiewnikach.

Organizatorami XVI Świętokrzyskiego Konkursu Kolęd i Pastorałek Włoszczowa 2009 są Wojewódzki Dom Kultury im. J. Piłsudskiego w Kielcach, Urząd Miasta i Gminy we Włoszczowie, Starostwo Włoszczowskie, Dom Kultury we Włoszczowie oraz Parafia Wniebowzięcia NMP we Włoszczowie. Współorganizatorami są Jędrzejowski Dom Kultury oraz Miejskiego Centrum Kultury w Skarżysku-Kamiennej.

Finał konkursu zaplanowany jest na  25 stycznia 2009 r. na godz. 14.00 w sali widowiskowej Domu Kultury we Włoszczowie przy ul. Wiśniowej 19.
Konkurs finałowy poprzedzają przeglądy rejonowe.  zorganizowane według następującego harmonogramu:
4 stycznia 2009 r. /niedziela/, godz. 14.00 – Jędrzejowski Dom Kultury. Obejmuje rejon powiatów: kieleckiego, staszowskiego, buskiego, kazimierskiego, pińczowskiego, jędrzejowskiego, włoszczowskiego.
18 stycznia 2009 r. /sobota/, godz. 10.00 – Miejskie Centrum Kultury w Skarżysku-Kamiennej. Obejmuje rejon powiatów: koneckiego, skarżyskiego, starachowickiego, ostrowieckiego, opatowskiego, sandomierskiego.

Uczestnikami konkursu mogą być osoby dorosłe oraz młodzież powyżej 16 lat – soliści, zespoły wokalno-muzyczne, wokalne, ludowe zespoły śpiewacze i chóry. Każdy uczestnik wykonuje w koncercie finałowym 3 utwory nie prezentowane w roku 2008, w tym dwie pastorałki i jedną kolędę, w trakcie eliminacji rejonowych – 2 utwory – jedną kolędę i jedną pastorałkę.