Od czwartku obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Dokument blisko dwa tygodnie czekał na podpis premiera.

Historia wejścia w życie nowych przepisów nie jest długa. Pierwsza wersja rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych została opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej MSWiA dopiero w połowie listopada. Do początku stycznia, kiedy dokument ostatecznie został wysłany do Kancelarii Premiera rozporządzenie zmieniało swój kształt jeszcze trzy razy.

Blisko dwa tygodnie projekt czekał na podpis premiera i ostatecznie uzyskał akceptację w środę, 20 stycznia. Następnego dnia został późnym wieczorem został opublikowany w Dzienniku Ustaw.

Rozporządzenie weszło w życie z datą ogłoszenia, jednak przepisy mają zastosowanie od 1 stycznia.

Jak niedawno przypominaliśmy, rozporządzenie dotyczy m.in. organów gmin, związków międzygminnych, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich oraz urzędów obsługujące te organy i związki.

Zastąpi akty wykonawcze wydane na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o samorządzie powiatowym oraz o samorządzie województwa, które straciły moc prawną z dniem 1 stycznia 2011 r.

W stosunku do dotychczasowych regulacji zakres nowego rozporządzenia został poszerzony o instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dokument uwzględnia także możliwość istnienia dokumentacji w postaci eletronicznej.

Sama instrukcja kancelaryjna została podzielona na kilka części: przepisy ogólne, regulacje właściwe dla podmiotów stosujących system elektronicznego zarządzania dokumentacją (w tzw. systemie EZD), regulacje dla podmiotów stosujących tradycyjne rozwiązania oparte o akta spraw w postaci papierowej (w tzw. systemie tradycyjnym) oraz załączniki do instrukcji kancelaryjnej, w tym:
–  minimalne zestawy metadanych opisujących przesyłkę wpływającą, przesyłkę wychodzącą, elementy akt sprawy nie będące przesyłkami oraz sprawę,
– minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.

Rozporządzenie w wersji podpisanej przez premiera można pobrać ze strony Dziennika Ustaw. POBIERZ

Źródło: www.samorzad.pap.pl