Rozliczanie delegacji służbowych przy pomocy biletów uprzykrza życie nie tylko urzędnikom samorządowym. Trudności w weryfikacji rozliczania przez urzędy tego typu wydatków mają również organy nadzoru – regionalne izby obrachunkowe.

Rozliczanie delegacji służbowych przy pomocy biletów uprzykrza życie nie tylko urzędnikom samorządowym. Trudności w weryfikacji rozliczania przez urzędy tego typu wydatków mają również organy nadzoru – regionalne izby obrachunkowe.

Wątpliwości pojawiają się w sytuacji gdy bilet lub inny dokument poświadczający odbycie podróży służbowej ulegnie zniszczeniu, zostanie zgubiony lub skradziony.

Zgodnie z § 8a ust. 3 znowelizowanego rozporządzenia MPiPS z dn. 10 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (bilety, rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Zdarza się jednak, że pracownicy nie są w stanie przedłożyć biletów potwierdzających poniesione koszty. Najczęściej dzieje się tak w przypadku zniszczenia, zagubienia lub kradzieży dokumentów. W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku zwrócenia pracownikowi wydatków związanych z podróżą, mimo iż art. 77 § 1 Kodeksu pracy gwarantuje prawo do ich zwrotu.

Ustawodawca pozostawił co prawda pewną furtkę, jednak dotyczy ona wyłącznie w sytuacji, w której uzyskanie dokumentu (biletu, rachunku) nie było możliwe. Wystarczy wówczas pisemne oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W „Informacji na temat realizacji funkcji kontrolnych RIO w aspekcie obowiązujących przepisów prawnych” czytamy, że do rozliczenia kosztów można przyjąć pisemne oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku, ale dotyczy to wyłącznie sytuacji, w której uzyskanie stosownego dokumentu nie było możliwe, a nie sytuacji, w której dokument uległ np. zniszczeniu.

W efekcie, jak podkreśla RIO, trudno jednoznacznie odróżnić sytuację, w której pracodawca bezprawnie dokonuje zwrotu kosztów podróży, od sytuacji, w której bezprawnie tych kosztów nie zwraca.

Źródło: PAP