Procedura rejestracji
Procedura rejestracji na poziomie krajowym
Na podstawie ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o rejestracji i ochronie nazw i oznaczeń produktów rolnych i środków spożywczych oraz o produktach tradycyjnych wnioski o rejestrację nazwy pochodzenia, oznaczenia geograficznego i nazwy specyficznego charakteru składa się do Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
Ustawa o rejestracji i ochronie nazw i oznaczeń produktów rolnych i środków spożywczych oraz o produktach tradycyjnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 10 poz. 68) po sprawdzeniu złożonego wniosku pod kątem formalnym, czyli prawidłowości wypełnienia wszystkich pól wniosku, publikuje się jego skróconą specyfikację na stronach internetowych oraz w dzienniku urzędowym ministra
- publikacja rozpoczyna procedurę uzgadniania wniosku na poziomie krajowym; każda osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której interesu gospodarczego lub prawnego dotyczy postępowanie, może bowiem złożyć zastrzeżenie do wniosku o rejestrację
- złożony wniosek oraz ewentualne wniesione zastrzeżenia przekazywane są Radzie do Spraw Tradycyjnych i Regionalnych Nazw Produktów Rolnych i Środków Spożywczych, która jest organem opiniodawczo-doradczym Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi i ma za zadanie wydanie opinii dotyczących wniosków i zastrzeżeń o spełnianiu wymagań określonych w rozporządzeniu 2081/92 lub rozporządzeniu 2082/92
- Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi może zawsze wystąpić do wnioskodawcy o uzupełnienie lub wyjaśnienie informacji zawartych we wniosku
- w przypadku, gdy wniosek jest niezasadny, Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi wydaje decyzję o odmowie przekazania wniosku o rejestrację do Komisji Europejskiej i umarza postępowanie
- w przypadku, gdy wniosek i zastrzeżenie są zasadne, Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi wzywa wnioskodawcę oraz wnoszącego zastrzeżenie do złożenia w wyznaczonym terminie uzgodnionego wniosku o rejestrację
- uzgodniony wniosek o rejestrację przekazywany jest ponownie Radzie i jeśli spełnia wszystkie stawiane mu wymagania, a zastrzeżenia zastały uwzględniane lub uznane za niezasadne, przekazywany jest niezwłocznie do Komisji Europejskiej.
Procedura rejestracji na poziomie Komisji Europejskiej
Przesłany do Komisji wniosek jest gruntownie analizowany i oceniany. Komisja ma prawo zwrócić się do władz państwa członkowskiego z prośbą o uzupełnienie lub doprecyzowanie informacji w nim zawartych:
- po przeprowadzeniu oceny podejmowana jest decyzja o kontynuowaniu procesu rejestracji lub o odrzuceniu wniosku; gdy rejestracja jest kontynuowana, streszczenie specyfikacji publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich,
- publikacja ta rozpoczyna procedurę uzgadniania wniosku na poziomie całej Unii Europejskiej; producenci z innych państw członkowskich mogą zgłosić zastrzeżenia, co do rejestracji; sprzeciw może także pochodzić od państw spoza UE, należących do Światowej Organizacji Handlu – WTO; sprzeciwów na poziomie unijnym nie mogą jednak zgłaszać podmioty z tego państwa, z którego przesłany został dany wniosek,
- w przypadku złożenia zastrzeżenia, państwo, z którego pochodzi wniosek, i to, które złożyło zastrzeżenie, są zobowiązane do znalezienia satysfakcjonującego rozwiązania i sporządzenia wspólnego wniosku,
- jeśli w ciągu trzech miesięcy wspólna propozycja nie zostanie wypracowana i przedłożona Komisji Europejskiej, to decyzja o rejestracji jest podejmowana arbitralnie przez Komisję Europejską,
- po ostatecznym rozstrzygnięciu wszystkich sporów, nazwa produktu jest rejestrowana i umieszczana w Rejestrze Chronionych Nazw Pochodzenia i Chronionych Oznaczeń Geograficznych lub też w Rejestrze Świadectw Specyficznego Charakteru.
Wymagania dotyczące wniosku o rejestrację
Producenci, którzy zamierzają rejestrować nazwy wytwarzanych przez nich produktów powinni być świadomi, że odpowiednie przygotowanie wniosku o rejestrację jest bardzo pracochłonne oraz wymaga od osób przygotowujących dany wniosek dużego zaangażowania i wiedzy na temat danego produktu. Przygotowywana specyfikacja wyrobu powinna zawierać przynajmniej: skład grupy składającej wniosek, metodę produkcji, opis produktu, opis obszaru geograficznego z którego pochodzi produkt, i określenie związku produktu z tym regionem, (w przypadku produktów ubiegających się o rejestrację nazwy specyficznego charakteru zgodnie z rozporządzeniem Rady 2082/92 zamiast „opis obszaru geograficznego, z którego pochodzi produkt i związek produktu z tym regionem”, należy podać dokładne informacje dotyczące tradycji wytwarzania danego produktu) rys historyczny i informacje dotyczące kontroli.
Grupa
Przygotowania do złożenia wniosku należy rozpocząć od zidentyfikowania producentów wyrobu, którego nazwa ma zostać zarejestrowana. Identyfikacja ta powinna ułatwić zorganizowanie grupy składającej wniosek – tylko grupa może się bowiem starać o rejestrację nazwy produktu. Grupa, w myśl przepisów unijnych, oznacza jakiekolwiek stowarzyszenie rolników, producentów lub przetwórców zajmujących się wytwarzaniem tego samego produktu rolnego lub spożywczego. Inne zainteresowane podmioty, na przykład sprzedawcy, konsumenci, czy smakosze i entuzjaści danego produktu, także mogą należeć do grupy i brać udział w jej pracach.
Metoda produkcji
Po ustaleniu grupy podmiotów zajmujących się wytwarzaniem danego produktu należy przystąpić do szczegółowego opisania metody produkcji. Metoda powinno zostać opisana w taki sposób, aby każdy z producentów wiedział, jak wyrabiać dany produkt wyłącznie na podstawie informacji zawartych w przygotowanej specyfikacji. Opis powinien być zatem bardzo szczegółowy. Przy określaniu metody produkcji należy także dokładnie przemyśleć kategorię ochrony, o którą będzie się ubiegać nazwa produktu regionalnego. Może ona bowiem wpływać na opis metody produkcji i wymagania stawiane producentom.
Opis produktu
Jednym z elementów specyfikacji jest opis produktu, w którym należy zawrzeć informacje dotyczące właściwości produktu końcowego, począwszy od składu mikrobiologicznego, chemicznego, jego zapachu i kształtu, a skończywszy na jego cechach organoleptycznych. Przedstawienie tych informacji ma w szczególności ułatwić przeprowadzanie kontroli wytwarzanych produktów oraz usprawnić wyłapywanie “fałszywek” i podróbek znajdujących się na rynku. Sporządzenie opisu produktu ma także na celu przedstawienie oryginalności, niepowtarzalności i jego wyjątkowych cech. Punkt ten jest szczególnie ważny w przypadku produktów, których nazwa ma zostać zarejestrowana jako nazwa specyficznego charakteru. Należy wtedy pokazać, że produkt posiada specyficzny charakter, a więc wyjątkowe cechy i właściwości, które odróżniają go od produktów do niego podobnych.
Obszar geograficzny i związek produktu z regionem (dotyczy nazw pochodzenia i oznaczeń geograficznych)
Właściwe określenie obszaru geograficznego jest kluczowym elementem specyfikacji produktu. Tylko na zdefiniowanym we wniosku obszarze będzie się mogła odbywać produkcja danego wyrobu. Producenci, przygotowując wniosek, powinni pokazać, w jaki sposób ich produkt związany jest z danym obszarem geograficznym i które z jego wyjątkowych cech są wynikiem produkcji na tym właśnie obszarze. Podstawą wytyczenia obszaru geograficznego mogą być np. granice występowania specyficznych gatunków roślin używanych przy produkcji, mikroklimat czy duża zmienność temperatur lub opadów w danym regionie, występowanie pewnych gatunków zwierząt czy też lokalne umiejętności producentów określane jako “know-how”.
Rys historyczny
We wniosku o rejestrację należy zawrzeć bardzo dokładne informacje dotyczące pochodzenia produktu, tradycji oraz historii jego wytwarzania. Informacje te mogą pochodzić z różnego typu materiałów źródłowych, w tym literatury, periodyków czy nawet prasy. Celem jest zaprezentowanie wszelkich możliwych dowodów potwierdzających, że dany produkt był wytwarzany na tym obszarze lub charakteryzował się wysoką jakością związaną z pochodzeniem z tego obszaru. Stare dokumenty, fotografie, publikacje czy receptury i przepisy, o ile uda się je tylko odszukać, należy dołączyć do wniosku. W przypadku produktów tradycyjnych szczególny nacisk należy położyć na udowodnienie, że zachowana została ugruntowana historycznie metoda produkcji.
Kontrola
W przypadku każdego produktu, którego nazwę producenci chcą zarejestrować jako oznaczenie geograficzne, nazwę pochodzenia lub nazwę specyficznego charakteru, muszą wyznaczyć organ, który będzie kontrolował proces produkcji. Kontrola ta ma zagwarantować, że metoda wytwarzania stosowana przez producentów jest zgodna z metodą zadeklarowaną we wniosku o rejestrację. W Polsce instytucjami wyznaczonymi do przeprowadzania takiej kontroli są: Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych lub prywatne jednostki certyfikujące. Te ostatnie muszą być jednak akredytowane zgodnie ze standardami normy PN-EN 45011 :2000 oraz zostać upoważnione przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi do przeprowadzania kontroli, wydawania i cofania certyfikatów potwierdzających zgodność procesu produkcji produktów rolnych i środków spożywczych posiadających chronioną nazwę pochodzenia, chronione oznaczenie geograficzne lub świadectwo specyficznego charakteru ze specyfikacją. Koszty przeprowadzonych kontroli ponoszą sami producenci. Opisywanej kontroli nie należy mylić z urzędową kontrolą jakości żywności, dokonywaną m.in. przez inspekcje weterynaryjną lub sanitarną.