Dokumenty elektroniczne (SED) oraz formularze z serii E400

Począwszy od dnia wejścia w życie nowych rozporządzeń tj. od dnia 1 maja 2010 r. formularze z serii E-400 zastąpione zostały przez standardowe dokumenty elektroniczne (SED). Wyjątkiem w korzystaniu z formularzy z serii E400 po dniu 01.05.2010r. są:

1. sprawy, w których uprawnienie do świadczeń rodzinnych powstało przed dniem wejścia w życie nowych rozporządzeń, czyli przed 1 maja 2010 r.
2. sprawy, dotyczące krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego tj. Islandii i Lichtensteinu do czasu objęcia tych krajów nowymi przepisami.

Formularze z serii E-400 wydane przed 1 maja 2010r. zachowują swoją ważność i są uwzględniane przez władze państw członkowskich nawet po tej dacie, aż do upłynięcia ich daty ważności albo do ich wycofania lub zastąpienia przez dokumenty elektroniczne (SED).

Formularze wspólnotowe z serii E400 to:

E 401, E 402, E 403, E 404, E 405, E 407, E 411.

Formularze z serii E (głównie formularze E 411 i E 401) wydawane są przez instytucje właściwe Państw Członkowskich, w których został złożony wniosek o przyznanie świadczeń rodzinnych. Formularze powinny spełniać wymogi formalne, tj. zawierać datę i podpis urzędnika, pieczątkę instytucji właściwej oraz prawidłowo uzupełnioną część A.

Wykaz dokumentów niezbędnych do potwierdzenia formularzy z serii E400

W procedurze koordynacji świadczeń rodzinnych wykorzystywane są następujące formularze wspólnotowe:
E401 – Zaświadczenie dotyczące składu rodziny dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych. Formularz do wniosku złożonego w instytucji właściwej do przyznania dodatku rodzinnego. W celu wypełnienia formularza E 401 niezbędne jest dostarczenie następujących dokumentów:

•  uwierzytelniona kserokopia dowodu osobistego (osoby wymienionej w pkt 2 części A formularza)
• aktualny odpisu skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci)
• oświadczenie o składzie rodziny
• aktualny odpisu skrócony aktu małżeństwa
• zaświadczenie o zameldowaniu członków rodziny na terenie Polski.

Powyższy zakres dokumentów nie jest zakresem zamkniętym w szczególnych sytuacjach rodzinny (np. rozwód, samotne wychowywanie itp.) niezbędne są jeszcze inne dokumenty [patrz: Druki do  pobrania: Wymagane dokumenty do wypełnienia formularzy z serii E400 oraz z serii F]

E402 – Zaświadczenie o kontynuacji nauki dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych.
W celu wypełnienia formularza E 402 niezbędne jest zaświadczenie potwierdzające naukę ucznia, studenta wystawione przez odpowiednią placówkę (szkołę, uczelnię wyższą) i przesyłane do instytucji właściwej. Zaświadczenie to powinno zawierać następujące informacje:

• datę rozpoczęcia nauki w szkole,
• datę rozpoczęcia roku szkolnego,
• planowany termin ukończenia nauki,
• czy szkoła jest publiczna czy niepubliczna, w przypadku uczęszczania do szkoły niepublicznej, proszę podać czy realizuje ona program zatwierdzony przez Ministerstwo Edukacji, Nauki i Sportu,
• średnia liczba godzin nauki tygodniowo.

E403 – Zaświadczenie o przyuczaniu do zawodu dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych. W celu wypełnienia formularza E 403 niezbędne jest zaświadczenie wypełniane przez osobę, przedsiębiorstwo lub placówkę odpowiedzialną za naukę osoby przyuczanej do zawodu, potwierdzane przez instytucję odpowiedzialną za nadzór nad przebiegiem nauki
i przesyłane do instytucji właściwej dla przyznania świadczeń rodzinnych.

E404 – Zaświadczenie lekarskie dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych. Formularz wypełniany przez lekarza wyznaczonego przez instytucję łącznikową w państwie zamieszkania osoby badanej, przesyłany do instytucji właściwej do przyznania świadczeń rodzinnych na wniosek tej instytucji.

E405 – Zaświadczenie dotyczące sumowania okresów ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek lub dotyczące następującego po sobie zatrudnienia w kilku państwach członkowskich w okresach między terminami, w których wypłaty są należne zgodnie z ustawodawstwem tych państw.

E407 – Zaświadczenia lekarskie dla potrzeb specjalnego zasiłku rodzinnego lub zwiększonych zasiłków rodzinnych dla dzieci niepełnosprawnych.
 
E411 – Prośba o informacje dotyczące uprawnienia do świadczeń rodzinnych w państwie członkowskim, w którym mieszkają członkowie rodziny. Zaświadczenie o uprawnieniu do zasiłków rodzinnych wypełniane przez instytucję właściwą dla miejsca zamieszkania członków rodziny i przesyłane do instytucji właściwej do przyznawania świadczeń rodzinnych w państwie członkowskim gdzie zatrudniona jest osoba ubezpieczona, na wniosek tej instytucji.

UK-PL E Form –  przesyłany do instytucji właściwej w sprawach świadczeń rodzinnych w Wielkiej Brytanii.

Polskie wersje tych formularzy znajdują się na stronie www.mpips.gov.pl.